Voici 10 points à suivre pour organiser et réussir un séminaire d’entreprise :
1 L’objectif
Avant d’organiser un événement, il faut avoir un objectif précis (attention à la réunionite). Si l’objectif n’est pas clair, moins de gens seront intéressés et vous risqueriez d’avoir de moins bons retours.
2 La cible
La cible du séminaire est aussi très importante à déterminer car la nature de l’événement ne sera pas la même s’il s’agit d’un séminaire pour des collaborateurs, des partenaires ou bien pour des clients.
3 Le lieu
Celui-ci peut être imposé ou limité géographiquement, mais il devra toujours être choisi en fonction de sa capacité d’accueil. Après avoir fait des recherches de salles, veillez à prendre contact avec le gérant pour organiser une visite du lieu. Il vous sera ainsi pour facile de vous représenter sa facilité d’accès ou sa capacité d’accueil.
4 La date
Il faudrait prévoir cette date au moins 3 mois à l’avance, temps nécessaire à l’impression des invitations, à la recherche des prestataires, à la préparation des dossiers des participants et la mise en place du contenu des thèmes qui vont être abordés. Il est préférable que l’évènement rassemble un maximum d’invités, c’est pourquoi les vacances scolaires, les week-ends de ponts ou autres jours importants sont à éviter.
5 Le budget
Il sera défini et maîtrisé en fonction des précédents critères : objectif, public… Il est également judicieux de négocier certains avantages avec vos prestataires.
6 L’aménagement de la salle
Il existe plusieurs types de disposition plus ou moins adaptés à votre objectif ou au nombre de participants. La disposition en ovale ou en « U » est conseillée pour un nombre inférieur à 30 participants. S’il y a une projection au mur, préférer la disposition en « U ». La disposition en « théâtre » reste cependant la plus classique.
7 Le planning
La journée étant organisée selon un planning précis, il est bon de le communiquer également aux participants. Il y sera, entre autres, précisé les heures des conférences et les temps de pause pendant la journée.
8 Les prestataires
Ce point dépend bien évidemment de l’ampleur de votre événement. Il peut s’agit là des hôtesses, du traiteur, des traducteurs, de la décoratrice…
9 La communication
Un plan de communication doit être mis en place pour prévenir suffisamment à l’avance et s’assurer de la présence de tous les collaborateurs. Il est important de communiquer avant mais également après votre séminaire. Mettre en place un formulaire de satisfaction dès le lendemain permet de recueillir des avis à chaud. Vous pouvez également envoyer un courrier de remerciement aux participants, une semaine après le séminaire.
10 Le dernier coup d’œil
Prévoyez une visite sur les lieux la veille de l’événement pour vous assurer que tout est en ordre, faire des éventuelles recadrages et répétitions, ou même recontacter les différents prestataires. Vous n’êtes jamais à l’abri de l’imprévu de dernière minute.
